“Dematerializzazione” una parola comparsa a metà degli anni ottanta per definire un processo che oggi sta rivoluzionando l’attività della Pubblica Amministrazione. Dematerializzare un documento significa trasformarne la natura cartacea in pochi bit, con il risultato di risparmiare montagne di carta, risorse economiche, tempo e guadagnare in sicurezza ed efficienza.
La Camera di Commercio di Perugia e Poste Italiane hanno tenuto su questo tema un Workshop rivolto non solo alla Pubblica Amministrazione, ma anche alle aziende, agli studi professionali e tutti i soggetti che abbiano avviato o intendano farlo progetti di dematerializzazione dei documenti in ambiente digitale.

Sono intervenuti: ANDREA SAMMARCO, Segretario Generale Camera di Commercio di Perugia, ELIO TINARELLI, Dirigente dell'Area Finanza e gestione della Camera di Commercio di Perugia, che ha trattato i temi del Protocollo informatico, della gestione documentale e della firma digitale, FRANCESCA LEITER, amministratore delegato responsabile Sviluppi Software di Joint srl, che ha esposto il processo di integrazione del servizio Host2Host in un sistema di gestione documentale conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale e della cooperazione applicativa finalizzata alla dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione, GIOVANNI CAGGIANO, Product Manager di Postaonline di Poste Italiane, che ha presentato il servizio Postaonline di Poste Italiane e il canale Host2Host.

“Il sistema camerale si sta impegnando a fondo da anni per favorire l’attuazione di normative che consentano di trarre il massimo vantaggio dalle tecnologie digitali” ha detto introducendo il Workshop Andrea Sammarco, segretario generale della Camera di Commercio di Perugia. “E in questo percorso verso la semplificazione dei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni attraverso la digitalizzazione delle procedure richieste alle imprese e ai cittadini - ha continuato Sammarco - la Camera di Commercio di Perugia ha saputo distinguersi riuscendo a dare corpo e sostanza a norme e provvedimenti estremamente innovativi, ma di non semplice attuazione. Penso alla distribuzione della Business Key, evoluzione della Smart Card, già distribuita a numerose imprese operanti in provincia di Perugia, che contiene i certificati di firma digitale e CNS (Carta Nazionale Servizi), all’avvio della “Comunicazione Unica”, che meglio conosciamo come “Impresa in un giorno”, con la quale le imprese assolvono gli adempimenti dichiarativi verso Registro delle imprese, INPS, INAIL e Agenzia delle entrate, mediante la presentazione di un modello informatico unificato. Si tratta di innovazioni che convergono verso un obiettivo comune di riduzione dei costi e dei tempi dell’azione amministrativa, ancor più doveroso in questa difficile congiuntura. Oggi, grazie all’accordo con Poste Italiane, presentiamo il nuovo sistema di invio digitale della corrispondenza, già operativo dallo scorso mese di ottobre, che di fatto è un nuovo passo avanti verso lo snellimento di tutte le procedure operative della Camera di Commercio”.

Giovanni Caggiano, Product Manager di Postaonline di Poste Italiane, ha illustrato il servizio Postaonline di Poste Italiane e il canale Host2Host. “Con l’obiettivo di semplificare e ridurre i costi per l’invio della corrispondenza – ha detto Caggiano - la soluzione “Host to Host” per la gestione della posta online è stata integrata con il Sistema di Gestione Documentale e Protocollo Informatico della Camera di Commercio di Perugia. In questo modo, l’Amministrazione conseguirà notevoli vantaggi. Infatti, la corrispondenza in uscita è completamente digitalizzata e gestita direttamente tramite i sistemi informatici dell’Amministrazione, favorendo l’interoperabilità tra le piattaforme informatiche e il recupero di efficienza nell’invio di comunicazioni all’interno e verso l’esterno. A ciò, si aggiunge inoltre il vantaggio di una rendicontazione puntuale e tracciata di tutti gli invii effettuati ed una attribuzione dei consumi ripartita per centri funzionali”.
“L’accordo tra Poste Italiane e Camera di Commercio – ha ricordato Elio Tinarelli, Vice Segretario vicario e dirigente dell'Area Finanza e gestione dell’ente camerale – è un esempio di cooperazione applicativa fra due sistemi software distinti (Postaonline di Poste Italiane e SIGeD di Joint) che hanno dato origine alla nuova applicazione Host2Host di Poste Italiane ed ha permesso alla Camera di Perugia di dematerializzare l’invio di documenti cartacei precedentemente gestito dal proprio personale interno. Tramite questa applicazione, l’operatore che intende inviare una lettera tramite posta ordinaria, prioritaria, raccomandata R.R e telegramma dal proprio PC, dopo aver protocollato in “uscita” il documento, invia il file a Poste Italiane che provvede alla stampa del documento, all’affrancatura e alla successiva spedizione, comunicando al mittente, cioè al PC della Camera di commercio da cui è partita la richiesta di spedizione, le date relative alle diverse fasi che attraversa il documento”. “Dunque – ha proseguito il Vice segretario Tinarelli – all’interno della Camera di Commercio il trattamento del documento risulta dematerializzato e si conclude con un inoltro telematico di files digitali dall’Host della Camera all’Host di Postaonline (obiettivo dell’Amministrazione).
Il servizio è stato avviato nel mese mese di ottobre 2008 e da allora ha prodotto oltre 600 spedizioni, comprese quelle degli inviti al Workshop di oggi”.
Francesca Leiter, amministratore delegato responsabile Sviluppi Software di Joint srl, ha ricordato come il servizio “Host to Host” è la soluzione studiata in base alle specifiche esigenze dei clienti per consentire l'invio di corrispondenza in formato digitale direttamente attraverso le proprie piattaforme gestionali e informative. L'offerta è dedicata alle grandi aziende e pubbliche amministrazioni che vogliano utilizzare direttamente le proprie interfacce aziendali con i sistemi di corrispondenza online di Poste Italiane. Il servizio è molto vantaggioso in quanto rende possibile gestire la corrispondenza in uscita, in modo totalmente automatizzato”.